Wordの基礎と豆知識

Word画面の各部位の名称を覚えましょう。解説および参考書などの説明文が理解しやすくなります。

Wordは文字通り、ワープロ、すなわちコンピューター機器で文章を入力、編集、印刷するためのソフトです。ここでは、文章の入力と変換、書体や文字サイズなどの変更など、基本中の基本の操作を説明します。

Wordは文字通り、ワープロ、すなわちコンピューター機器で文章を入力、編集、印刷するためのソフトです。ここでは、文章の入力と変換、書体や文字サイズなどの変更など、基本中の基本の操作を説明します。

Wordの初期設定では、A4縦の横書きとなっています。1ページあたりの行数や1行あたりの文字数も設定されています。

初期設定の詳細を確かめるとともに、作成したい文書の様式に沿ったページの設定方法を学びましょう。

Wordでの文書作成がなかなか思うようにいかないと、イライラした経験をされた方も多いのでは？

その多くは、インデントや行間に起因する現象ではないでしょうか？

なぜそうなるのかという解説と、「行間を縮めるには」などの手順を纏めました。活用してください。

文章を作成中に、Wordが勝手に箇条書きにしたり、行番号を振ってしまうなどの現象に遭遇して、Wordが扱いにくいと感じてしまう人が少なくありません。また、段落を英字で始めると最初の文字が自動的に大文字になってしまうことにも煩わしいと感じることもあるでしょう。

良かれと思ってWordに備え付けられているこれらの機能をよく理解して、場合によってはその機能を外したりして、「自分なり」に使いやすくすることを覚えましょう。

作成した文書には、たとえば、「文書名」「作成者」「作成日」「ページ番号」など、文書を整理するための情報をヘッダーやフッターに記載しておきましょう。

文書の内容が想像しやすいことは、読み手にとっても、作成者自身にとっても、重要なことです。

Wordではセクションを区切ることにより、部分的に「ヘッダーとフッター」、「ページ番号」、「段組み」、「ページ罫線」などを変えることができます。

少々高度なテクニックとなりますが、書籍の原稿作成時などにはたいへん有用ですので、参考にしてください。

Word文書の中で、表やグラフを挿入したい時は、Excelで表やグラフを作成しておいて、それらをコピー＆貼り付けの形で、Wordに転記する方法が一般的で、便利です。

差し込み印刷とは、Wordの印刷機能の一つで、文書の指定した箇所に外部のファイル（一般的にはExcelで作成した表）から呼び出した内容を埋め込んで印刷することです。

Wordの差し込み印刷機能を利用すると、同じ見栄えで、内容の一部が異なる文書を連続して作成・印刷することができます。

市販のラベル用紙を利用して、1ページ中に複数の宛名を差し込んで印刷したい、というような時にも、Wordの差し込み印刷機能が使えます。

また、ラベル印刷だけでなく、1ページ内に複数のレコードを差し込む方法についてもここで解説します。