PowerPointの基礎

パワポと呼ばれ、今やプレゼンテーションソフトの代名詞となっているパワーポイント（PowerPoint）ですが、実際に使用されている方はWordやExcelに比べても少ないようです。

残念ながら、お使いのパソコンのMicrosoft OfficeのセットがMicrosoft Office Personalなどで、PowerPointが含まれていないと、PowerPointの作成・編集は無論、閲覧もできません。（かつてはWindowsパソコン用にPowerPoint Viewerという閲覧用のソフトウェアが無償で提供されていましたが、現在はそのサービスが終了しています。）

【便利知識】

PowerPointで作成した資料をメールに添付するなどで配布する場合は、「名前を付けて保存」で「PDF」を選び、PDF文書に変換したものを利用されると良いでしょう。

繰り返しになりますが、PowerPointはプレゼンテーション用のソフトウェアです。

プレゼンテーションというと、大勢の人を前にして、マイクを握ってスライドで資料を映しながら話す、という光景を目に浮かべ、自分には関係ないと思う人が居られるかもしれませんが、お客様を前にして商品を説明する、会議で自分のアイデアや考えを発表するなど、「情報を提示して、相手に理解・納得を得られる行動」そのものがプレゼンテーションなのです。

プレゼンテーションでは、限られた時間に情報を正確に伝える必要がありますので、発言（耳からの情報）を補完するための資料（目からの情報）が欠かせません。

社内会議における企画書や報告書、顧客に説明する資料など、自分の考えをまとめて相手に伝えるときには、補助的な役割として資料を使うケースが多いはずです。PowerPointを使うと、画面に映し出して利用する資料のほかにも、ワープロのように印刷して利用する資料なども簡単に作成できます。

自分の考えを相手に伝えるには、「情報やアイデアの整理」⇒「内容や構成の検討」⇒「資料の作成」⇒「発表の準備」⇒「発表」といったステップが必要です。PowerPointにはそれぞれのステップを手助けするための機能が豊富に用意されています。これらの機能をうまく使えば、ポイントが絞り込まれた見栄えの良い資料を短時間で作成できます。PowerPointは、プレゼンテーションの準備段階から、資料作り、発表（プレゼンテーションの実施）を強力にバックアップしてくれる総合的なツールなのです。

WordやExcelは使っていてもPowerPointは難しそうだから使ったことがない、という人が結構多いように思います。でも一度でも使ってみたことのある人は、むしろWordよりも簡便で、簡単に見栄えのするプレゼンテーション資料が作成できることにびっくりされたことでしょう。PowerPointは凝ったものを作るのでなければ、すぐに使えるようになります。ぜひこの機会に覚えましょう！

PowerPointにはWordやExcelにはない機能が備わっています。主なものは以下の通りです。

PowerPoint資料の作成・編集やプロジェクタなどを使ってのプレゼンテーションは、スライド単位で行います。

Wordでいうところのページに当たるものですが、スライドでは、クリックだけで次へ、次へと移動することができます。説明中に画面を切り替えることができるのは、この機能のおかげです。

資料の作成・編集時にも、画面の左側にスライド一覧のサムネイル（小さな画面イメージ）が表示されて、クリックでスライドを切り替えたり、ドラッグでスライドの順番を変えたりすることができます。

PowerPointを使ったプレゼンテーションで、図や文字が上や横から現れたり、画面内で移動したりしていることを見たことがおありだと思います。このようにPowerPointでは図や文字といったオブジェクトに、動きをつけることができます。これをアニメーション機能といいます。

PowerPointでは、プレゼンテーションのスライド画面上で、例えば強調したいものを揺らしたり、拡大させたり、左右に動かしたりするアニメーションをつけて、強調したい事柄などを示すことができます。これは聴衆の集中力を高めるのに、たいへん効果的な機能なのです。